10 Plantillas de WhatsApp para Agencias de Marketing

Las agencias de marketing viven y mueren por la comunicación. Con clientes, con proveedores, con el equipo. WhatsApp se convirtió en el canal número uno para coordinar campañas, mandar reportes y hacer seguimiento, pero sin plantillas claras cada ejecutivo de cuentas escribe a su manera, se pierden hilos y la imagen de la agencia baja.

Estas 10 plantillas están armadas para agencias que usan WhatsApp Business o WhatsApp Business API. Las podés copiar tal cual o adaptarlas a tu tono. Lo que importa es que todo el equipo comunique con el mismo nivel, sin que cada cuenta sea una experiencia distinta para el cliente. Si todavía no tenés la API, arrancá por la guía completa de WhatsApp Business API.

Te lo digo por experiencia con agencias: el 90% de los problemas de retención de clientes no son de performance de campaña. Son de comunicación. El cliente que no sabe qué está pasando con su plata se pone nervioso, y el que se pone nervioso se va.

Cómo usar estas plantillas

En WhatsApp Business App las cargás como respuestas rápidas. En la API a través de WatX, las configurás como templates con variables dinámicas que se completan solas con los datos del cliente.

La diferencia es grande: con la app editás nombre, fecha y métricas a mano cada vez. Con la API y WatX, mandás el reporte mensual a 30 clientes en 5 minutos y cada uno recibe el suyo personalizado.

Con WatX cada ejecutivo tiene su bandeja y todos comparten los mismos templates. Tu agencia comunica igual sin importar quién atienda. Setup en 10 minutos, plan gratuito, sin tarjeta. Probalo gratis →

Plantillas de onboarding

1. Bienvenida a nuevo cliente

Hola {{nombre}}, bienvenido/a a {{nombre_agencia}}. Estamos muy contentos de trabajar juntos.

Tu ejecutivo de cuenta es {{nombre_ejecutivo}} y te va a acompañar en todo el proceso.

Próximos pasos:
1. Reunión de kick-off (te enviamos opciones de horario)
2. Accesos a plataformas (te pedimos en breve)
3. Brief creativo inicial

¿Alguna consulta antes de arrancar?

La primera impresión marca todo. Un cliente que recibe un mensaje de bienvenida estructurado al día siguiente de firmar el contrato siente que la agencia tiene las cosas bajo control. Uno que espera una semana sin noticias ya empieza a dudar.

2. Pedido de accesos y materiales

Hola {{nombre}}, para arrancar con tu cuenta necesitamos los siguientes accesos:

- Meta Business Manager (agregar como partner: {{id_partner}})
- Google Analytics / GA4 (email para invitar: {{email_agencia}})
- Google Ads (email para invitar: {{email_agencia}})
- Acceso al sitio web (CMS o FTP)
- Brand book / manual de marca (si tenés)
- Fotos/videos del producto o servicio

Podés enviarnos todo por acá o por mail a {{email_agencia}}. Cualquier duda, consultanos.

Este template es oro puro para el onboarding. Sin él, lo que pasa es que el ejecutivo pide los accesos en 3 mensajes distintos, se olvida del brand book, y dos semanas después está frenado porque no tiene los assets.

Plantillas de reportes

3. Reporte mensual listo

Hola {{nombre}}, tu reporte de {{mes}} está listo.

Resultados destacados:
- Impresiones: {{impresiones}}
- Clics: {{clics}}
- Conversiones: {{conversiones}}
- Costo por conversión: ${{cpa}}
- Inversión total: ${{inversion}}

Te adjunto el reporte completo en PDF. ¿Coordinamos una llamada para revisarlo juntos?

Mandar el reporte con un resumen ejecutivo por WhatsApp hace que el cliente lo lea. Un PDF por email sin contexto tiene 50% de chances de quedar sin abrir.

4. Alerta de performance

Hola {{nombre}}, te aviso que la campaña "{{nombre_campana}}" está teniendo {{buen/mal}} rendimiento esta semana.

{{detalle_metricas}}

{{Si es bueno: "Te sugerimos aumentar presupuesto para aprovechar el momento."}}
{{Si es malo: "Ya estamos trabajando en ajustes. Te mantenemos al tanto."}}

¿Alguna indicación de tu lado?

Acá hay algo que diferencia a las agencias que retienen clientes de las que los pierden: la proactividad. No esperes al reporte mensual para dar malas noticias. Si una campaña anda mal, avisale al cliente antes de que se entere solo mirando el dashboard.

Plantillas de coordinación

5. Aprobación de creativos

Hola {{nombre}}, te enviamos las piezas creativas para la campaña de {{campana}}.

Incluimos:
{{lista_piezas}}

Necesitamos tu aprobación antes del {{fecha}} para lanzar en tiempo. Si tenés correcciones, marcalas directamente o describilas acá y las ajustamos.

6. Confirmación de lanzamiento

Hola {{nombre}}, te confirmo que la campaña "{{nombre_campana}}" ya está activa.

Plataforma: {{plataforma}}
Presupuesto diario: ${{presupuesto}}
Duración: {{fecha_inicio}} al {{fecha_fin}}
Público: {{segmentacion}}

Te compartimos los primeros resultados en 48-72hs. Cualquier cosa, escribinos.

Un detalle que parece menor: confirmar el lanzamiento. El cliente quiere saber que su plata ya está trabajando. Ese mensaje de 5 líneas genera más tranquilidad que un PDF de 20 páginas.

Gestioná todas las conversaciones de tus clientes desde un solo lugar. WatX te da bandeja por ejecutivo, métricas de atención y automatización de follow-ups. El cliente recibe atención profesional, vos dejás de perder hilos. Plan gratuito para arrancar. Crear cuenta gratis → | Ver precios →

Plantillas de seguimiento y retención

7. Follow-up de propuesta comercial

Hola {{nombre}}, te escribo para hacer seguimiento de la propuesta que te enviamos el {{fecha}}.

¿Pudiste revisarla? Estamos a disposición para resolver dudas, ajustar el alcance o agendar una llamada.

Si ya decidiste avanzar, te cuento los próximos pasos para arrancar.

El follow-up comercial es donde la mayoría de las agencias pierden deals. Mandan la propuesta y esperan. Mandar un follow-up a los 3-5 días aumenta la tasa de cierre entre un 30% y un 50%. No es insistencia, es interés genuino.

8. Renovación de contrato

Hola {{nombre}}, se acerca la renovación de nuestro acuerdo (vence el {{fecha_vencimiento}}).

Nos gustaría coordinar una reunión para:
- Revisar los resultados del período actual
- Definir objetivos para el próximo ciclo
- Ajustar el plan de trabajo si es necesario

¿Te sirve esta semana? Proponenos horarios y coordinamos.

Contactar al cliente antes del vencimiento con datos de resultados cambia completamente la dinámica de la renovación. En vez de que el cliente evalúe si seguir, le estás mostrando lo que lograron juntos.

Plantillas de atención

9. Fuera de horario

Hola, gracias por escribirnos a {{nombre_agencia}}.

Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de {{horario}}. Tu mensaje es importante para nosotros.

Tu ejecutivo de cuenta, {{nombre_ejecutivo}}, te va a responder a primera hora.

Si es urgente, podés escribir a {{email_urgencias}}.

10. Encuesta de satisfacción trimestral

Hola {{nombre}}, en {{nombre_agencia}} queremos mejorar nuestro servicio.

¿Podrías decirnos del 1 al 5 cómo calificarías?
- Calidad de las creatividades
- Comunicación del equipo
- Resultados obtenidos

Respondé con tres números separados por coma (ej: 4, 5, 3). Tu feedback es confidencial y nos ayuda a darte un mejor servicio.

NPS (Net Promoter Score) mide si tu cliente te recomendaría. CSAT (Customer Satisfaction Score) mide qué tan conforme está con el servicio puntual. Las agencias que miden esto trimestralmente detectan clientes en riesgo antes de que se vayan.

Consejos para agencias

Estandarizá la comunicación entre todos los ejecutivos. Que el cliente de Marta y el de Pedro reciban el mismo nivel de profesionalismo. Los templates compartidos son la base de eso.

Personalizá cada mensaje. Las variables (nombre, métricas, fechas) evitan que suene robótico. Un “Hola Fernando, tu campaña de Instagram tuvo 340 conversiones” no se siente como un template, se siente como un mensaje de tu ejecutivo.

Definí tiempos de respuesta. Un cliente de agencia espera respuesta en menos de 2 horas en horario laboral. Si tardás más, empieza a preguntarse si le están prestando atención.

Centralizá las conversaciones. Evitá que cada ejecutivo use su WhatsApp personal. Un número de la agencia con bandeja compartida te da trazabilidad, te permite cubrir vacaciones y te asegura que si un ejecutivo se va, el historial queda.

Para cerrar

Las plantillas elevan el piso de calidad de tu agencia. No importa si un ejecutivo tiene un día malo, si es nuevo o si está cubriendo una cuenta que no es suya: el template garantiza que la comunicación sale bien.

¿Querés profesionalizar la comunicación de tu agencia? Creá tu cuenta gratis en WatX o descubrí cómo WatX ayuda a agencias.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo usar estas plantillas en la versión gratuita de WhatsApp Business?

Sí, como respuestas rápidas. La diferencia es que las variables (nombre, fecha, métricas) las tenés que completar a mano. Con la API y WatX, se llenan solas.

¿Puedo compartir plantillas entre todo el equipo?

En la app de WhatsApp Business, cada celular tiene sus propias respuestas rápidas. No se sincronizan. Con la API a través de WatX, los templates están disponibles para todos los agentes conectados al mismo número.

¿Cuántos templates puedo tener activos?

No hay límite estricto en la API, pero Meta recomienda mantener activos solo los que uses. Para una agencia, entre 10 y 15 templates suele ser lo óptimo.