Cómo Entrenar un Bot de IA con la Información de tu Empresa

Entrenar un bot de IA con la información de tu empresa significa cargarle el conocimiento necesario para que responda preguntas sobre tus servicios, precios, procesos y políticas de forma precisa. No necesitás ser ingeniero de datos ni saber de machine learning: con una base de conocimiento bien armada y una plataforma adecuada, tu bot puede estar respondiendo consultas reales en días.

Mirá, la posta es que la mayoría de los negocios que lo implementan arrancan a ver resultados la primera semana. Un estudio contable de Córdoba con 200 clientes redujo un 60% las consultas repetitivas del equipo en 10 días. Sin escribir una línea de código. Con WatX podés tener tu bot funcionando hoy mismo, gratis, sin tarjeta de crédito.

En esta guía te mostramos el proceso completo, desde recopilar la información hasta optimizar las respuestas a lo largo del tiempo.

Qué significa “entrenar” un bot de IA

Cuando hablamos de entrenar un bot de IA para atención al cliente, no estamos hablando de entrenamiento técnico de un modelo de lenguaje (eso lo hacen empresas como OpenAI o Anthropic). Estamos hablando de tres cosas concretas: darle la información de tu empresa a través de una base de conocimiento, definir cómo debe comportarse (tono, límites, escalamiento), y supervisar y corregir sus respuestas a lo largo del tiempo.

El modelo de lenguaje ya sabe “hablar”. Vos le das el “qué” (información de tu empresa) y el “cómo” (tono y reglas). Pensalo como contratar a un empleado nuevo que ya sabe atender clientes pero no conoce tu negocio. Le das el manual y arranca.

Paso 1: Recopilar la información de tu empresa

La calidad del bot depende directamente de la calidad de la información que le cargues. Ojo con esto: no se trata de cantidad sino de qué tan clara y actualizada está la data.

Información básica

Arrancá por lo obvio: nombre de la empresa, historia breve, servicios o productos que ofrecés (con detalle), precios o rangos de precios, horarios de atención, ubicaciones, formas de pago aceptadas, y políticas de devolución, cancelación o garantía. Parece mucho pero la mayoría ya lo tenés en tu sitio web o en esos PDFs que le mandás a los clientes nuevos.

Preguntas frecuentes (FAQs)

Hacé una lista de las 20-30 preguntas que más recibís y escribí las respuestas ideales. Fuentes donde buscar: preguntale a tu equipo de atención “¿qué les preguntan más seguido?”, revisá las conversaciones de WhatsApp de los últimos 3 meses, mirá las preguntas que llegan por email, formularios o redes sociales, y chequeá las reseñas y comentarios de clientes.

La verdad es que el 70% de las preguntas que recibís se repiten mes a mes. Ese 70% es exactamente lo que el bot va a resolver solo.

Procesos y flujos

Documentá los procesos que el bot debería conocer: cómo se agenda un turno, cómo se hace un reclamo, cuáles son los pasos para contratar un servicio, qué documentación se necesita, cómo funciona el onboarding. No hace falta que sean documentos formales. Con un párrafo por proceso alcanza.

Información que el bot NO debe dar

Tan importante como lo que sabe es lo que NO debe decir: información de otros clientes, datos internos de la empresa (costos, márgenes, estrategia), opiniones sobre la competencia, diagnósticos médicos o legales, y promesas que la empresa no puede cumplir.

En WatX cargás la base de conocimiento desde una interfaz visual. Podés pegar texto, subir documentos o importar contenido de tu sitio web. El sistema la indexa y el bot empieza a usarla inmediatamente. Setup en 10 minutos, sin código. Crear cuenta gratis →

Paso 2: Organizar la base de conocimiento

No alcanza con tirar toda la información en un archivo. Organizala por temas. Bancame un segundo que te muestro una estructura que funciona bien:

Estructura recomendada

Base de conocimiento
├── Sobre la empresa
│   ├── Quiénes somos
│   ├── Servicios
│   └── Ubicación y contacto
├── Precios y planes
│   ├── Plan básico
│   ├── Plan profesional
│   └── Plan enterprise
├── Procesos
│   ├── Cómo contratar
│   ├── Cómo agendar turno
│   └── Cómo hacer un reclamo
├── Políticas
│   ├── Cancelación
│   ├── Devolución
│   └── Garantía
└── FAQs
    ├── Preguntas sobre pagos
    ├── Preguntas sobre servicios
    └── Preguntas sobre soporte

Tips para escribir buen contenido

Sé claro y conciso. Frases cortas, sin jerga innecesaria. Anticipá variaciones: si tus clientes preguntan “¿cuánto sale?” y “¿cuál es el precio?”, asegurate de que la respuesta cubra ambas formas. Incluí contexto (no solo pongas el dato, explicá el por qué). Y lo más importante: actualizá regularmente. Si cambian los precios, actualizá la base de conocimiento el mismo día.

Para una guía más detallada sobre cómo armar la base de conocimiento, leé base de conocimiento para chatbots: armala paso a paso.

Paso 3: Definir el comportamiento del bot

Tono de voz

Definí cómo habla tu bot. Esto se configura como instrucciones de sistema.

Ejemplo para un estudio contable:

“Sos un asistente virtual de [nombre del estudio]. Hablás de forma profesional pero amigable, usando voseo argentino. Respondés sobre servicios contables, impuestos y documentación. Si no sabés algo, derivás al equipo humano.”

Ejemplo para una agencia de marketing:

“Sos el asistente virtual de [nombre de la agencia]. Tu tono es creativo y enérgico pero profesional. Respondés sobre servicios, procesos y resultados. Nunca prometás resultados específicos ni compartas datos de otros clientes.”

Guardrails (límites)

Configurá que el bot nunca invente información (si no la tiene en la base de conocimiento, dice “No tengo esa información, te conecto con un asesor”), que nunca dé opiniones personales, que no hable de la competencia, y que escale situaciones emocionales derivando a un humano.

Reglas de escalamiento

Definí las situaciones específicas que deben ir a un humano: el cliente pide hablar con una persona, el bot no puede responder con confianza, el tema es sensible (reclamo, queja, legal, médico), la conversación supera X intercambios sin resolución, o el cliente está visiblemente frustrado.

Paso 4: Cargar y configurar en la plataforma

En WatX (o la plataforma que uses): cargá la base de conocimiento (pegar texto, subir documentos o importar desde URL), configurá el tono de voz con las instrucciones de sistema, definí los guardrails, configurá el escalamiento, y conectá con WhatsApp vinculando el bot a tu número de WhatsApp Business.

Todo esto se hace desde la interfaz de WatX en menos de una hora. No necesitás escribir código ni contratar un desarrollador. HubSpot cobra USD 800/mes por algo similar. WatX empieza en USD 0. Crear cuenta gratis →

Paso 5: Probar exhaustivamente

Antes de activar con clientes reales, hacé pruebas en serio.

Prueba con el equipo

Pedí a 3-5 personas del equipo que le hagan preguntas al bot como si fueran clientes. Que prueben preguntas frecuentes (debería responder bien), preguntas fuera de tema (debería decir que no sabe), variaciones de la misma pregunta (debería entender todas), situaciones de enojo (debería escalar), y el pedido de hablar con un humano (debería derivar).

Revisá las respuestas

Para cada prueba preguntate: ¿la respuesta fue correcta? ¿El tono fue apropiado? ¿Escaló cuando debía? ¿Inventó algo que no estaba en la base de conocimiento?

Ajustá y repetí

Por cada error, ajustá la base de conocimiento o las instrucciones del bot. Repetí las pruebas hasta que el resultado sea consistente. La primera ronda siempre tiene ajustes. La segunda ya mejora mucho. Para la tercera, el bot está sólido.

Paso 6: Lanzar gradualmente

Semana 1: solo fuera de horario (noches y fines de semana). Semana 2: fuera de horario más horarios de baja carga. Semana 3: todas las conversaciones nuevas. Y durante todo el proceso: revisá 15 minutos por día las conversaciones del bot.

Ponele que tenés un estudio con 150 clientes. Las primeras dos semanas el bot atiende de noche y fines de semana, que es cuando más se acumulan mensajes sin responder. Sólo con eso ya ganás un montón de satisfacción del cliente.

Paso 7: Mejora continua

El entrenamiento no termina con el lanzamiento. Cada semana dedicale 15 minutos a revisar las conversaciones donde el bot falló (qué preguntó el cliente, qué respondió el bot, qué debería haber respondido), agregar información faltante, actualizar información desactualizada (precios, horarios, servicios), analizar las métricas (tasa de autoservicio, precisión, CSAT, escalamientos), y ajustar el tono si es necesario basándote en feedback.

15 minutos semanales. Eso es todo lo que se necesita para mantener el bot afilado.

Métricas para evaluar el entrenamiento

Métrica	Qué indica	Target
Tasa de autoservicio	% resuelto sin humano	60-80%
Precisión	% de respuestas correctas	90%+
“No sé” rate	% de veces que el bot dice que no sabe	10-20% (ni muy alto ni muy bajo)
Tasa de escalamiento	% derivado a humano	20-40%
CSAT post-bot	Satisfacción del cliente con el bot	4.0+

Si el autoservicio es bajo y el escalamiento alto, la base de conocimiento está incompleta. Si la precisión es baja, la información es confusa o contradictoria. Un “no sé” rate muy bajo es sospechoso: puede significar que el bot está inventando. Y un CSAT bajo te pide revisar tono, precisión y tiempos de escalamiento.

Lo que aprendimos

Entrenar un bot de IA es preparar la información, no programar un modelo. La base de conocimiento es lo más importante: dedicale tiempo a armarla bien. Definí el tono y los límites antes de lanzar. Probá exhaustivamente antes de activar con clientes. Y la mejora es continua: esos 15 minutos semanales marcan la diferencia entre un bot mediocre y uno que tus clientes agradecen.

¿Querés atender 2x-5x más clientes sin contratar? WatX te da un bot de IA listo para tu empresa, gratis, sin tarjeta de crédito, sin código. Setup en 10 minutos.

Crear cuenta gratis → | Ver precios →

Preguntas Frecuentes

¿Cuánta información necesito para empezar?

No necesitás documentar todo para empezar. Con las 10-20 preguntas más frecuentes, información básica de la empresa (servicios, precios, horarios) y un par de procesos documentados, ya podés tener un bot útil. Andá agregando información a medida que detectes preguntas que el bot no sabe responder.

¿El bot puede aprender solo de las conversaciones?

No de forma automática. El bot responde con la información que le cargaste. Si detectás que falta información, vos tenés que agregarla a la base de conocimiento. Algunas plataformas ofrecen sugerencias de contenido faltante basadas en las preguntas que el bot no pudo responder.

¿Qué pasa si cargo información incorrecta?

El bot va a responder con información incorrecta. Por eso es clave revisar lo que cargás y actualizar cuando algo cambia. Si detectás un error, corregilo inmediatamente en la base de conocimiento. El bot usará la información actualizada en la próxima conversación.

¿Puedo entrenar el bot con documentos PDF?

Sí, la mayoría de las plataformas permiten subir PDFs, documentos de Word y páginas web como fuente de información. El sistema extrae el contenido y lo indexa automáticamente. Asegurate de que los documentos estén bien redactados y actualizados.