Recordatorios Automáticos de Vencimientos por WhatsApp
Cómo configurar recordatorios automáticos de vencimientos por WhatsApp para estudios contables y empresas de servicios. Guía práctica con plantillas.
Los recordatorios de vencimientos son una de las tareas más críticas y más tediosas de cualquier estudio contable, legal o de servicios profesionales. Cada mes hay decenas de vencimientos impositivos, plazos de presentación y fechas límite. Y el que se encarga de avisar a los clientes pierde horas haciéndolo.
Automatizar estos recordatorios por WhatsApp resuelve el problema de raíz: el cliente recibe el aviso a tiempo, en el canal que más usa, sin que nadie de tu equipo tenga que sentarse a mandar mensajes uno por uno.
Por qué WhatsApp para recordatorios (y no email)
Los números hablan solos:
| Canal | Tasa de apertura | Tiempo de lectura | Tasa de respuesta |
|---|---|---|---|
| 20-25% | Horas a días | 5-10% | |
| 95-98% | 3 minutos promedio | 40-60% | |
| SMS | 85-90% | 5 minutos promedio | 15-25% |
Ponele que mandás un recordatorio de IVA por email. Hay un 75% de chances de que tu cliente no lo lea a tiempo. Por WhatsApp, hay un 95% de chances de que lo lea en minutos. Para un estudio contable que maneja vencimientos semanales de IIBB, IVA, ganancias y contribuciones, esa diferencia puede ser la que defina si el cliente te renueva o se va a otro lado.
Un estudio de Rosario con 120 clientes nos contó que desde que automatizaron los recordatorios, las consultas de “¿cuándo vencía X?” cayeron un 70%. Eso son horas de trabajo reactivo que desaparecen.
Tu equipo dedica horas cada mes a enviar recordatorios? Con WatX automatizás todos los avisos de vencimiento por WhatsApp. Un estudio con 80 clientes ahorra entre 15 y 20 horas por mes. Setup en 10 minutos, sin código. Probalo gratis
Cómo funciona el sistema de recordatorios automáticos
Paso 1: Definir el calendario de vencimientos
Armá un calendario con todos los vencimientos recurrentes:
| Vencimiento | Frecuencia | Terminación CUIT | Fecha límite |
|---|---|---|---|
| IVA | Mensual | 0-1: día 18, 2-3: día 19, 4-5: día 20, 6-7: día 21, 8-9: día 22 | Variable |
| IIBB | Mensual | Según jurisdicción | Variable |
| Ganancias (anticipo) | Mensual | Según terminación | Variable |
| Monotributo | Mensual | Día 20 | Fijo |
| Empleador (F931) | Mensual | Según terminación | Variable |
| Ganancias DDJJ | Anual | Junio | Fijo |
| Bienes Personales | Anual | Junio | Fijo |
Paso 2: Configurar los recordatorios
Cada vencimiento necesita al menos 2 recordatorios:
Primer recordatorio (7-10 días antes):
“Hola [nombre], te recordamos que el [fecha] vence [obligación]. Tenés toda la documentación lista o necesitás ayuda con algo?”
Segundo recordatorio (2-3 días antes):
“Hola [nombre], recordatorio final: [obligación] vence el [fecha]. Si necesitás que generemos la boleta de pago, respondenos y la enviamos.”
Post-vencimiento (si no hubo respuesta):
“Hola [nombre], ayer venció [obligación]. Si no se pagó, hay recargos a partir de hoy. Necesitás que te ayudemos con la regularización?”
Paso 3: Segmentar por cliente
Ojo con esto: no todos los clientes tienen los mismos vencimientos. Un monotributista solo necesita que le recuerdes monotributo e IIBB. Un responsable inscripto tiene IVA, IIBB, ganancias y cargas sociales. Una sociedad suma balance y actas. Mandarle a un monotributista un aviso de F931 genera confusión, no valor. El sistema tiene que saber qué enviar a quién.
Paso 4: Automatizar la lógica
Los recordatorios se disparan por fecha (X días antes del vencimiento), se personalizan con nombre del cliente, obligación y fecha exacta. Si el cliente responde “ya pagué” se marca como resuelto. Si pide ayuda, se asigna al agente que corresponde. Sin intervención manual.
Plantillas de mensajes para cada tipo de vencimiento
Impuestos mensuales (IVA, IIBB)
Primer recordatorio:
“Hola [nombre], te avisamos que el [fecha] vence la presentación y pago de [IVA/IIBB]. Si necesitás que preparemos la liquidación, envianos las facturas del mes. Tenés todo listo?”
Recordatorio final:
“Hola [nombre], recordatorio final: [IVA/IIBB] vence en 2 días ([fecha]). Si ya tenemos toda la documentación, tu liquidación está lista. ¿Querés que te enviemos el VEP?”
Monotributo
“Hola [nombre], el día 20 vence tu cuota de Monotributo. El monto es de $[monto]. Podés pagarlo por homebanking, Mercado Pago o en Rapipago/Pago Fácil con el código de pago electrónico. ¿Necesitás ayuda?”
Vencimientos anuales (Ganancias, Bienes Personales)
45 días antes:
“Hola [nombre], se acercan los vencimientos de Ganancias y Bienes Personales (fecha estimada: [fecha]). Para preparar tu declaración necesitamos [lista de documentación]. ¿Podés enviarnos lo que tengas disponible?”
15 días antes:
“Hola [nombre], tu DDJJ de Ganancias vence el [fecha]. Todavía nos falta recibir [documentación pendiente]. ¿Lo podés enviar esta semana?”
Cuotas y pagos de servicios
“Hola [nombre], te recordamos que el [fecha] vence la cuota [N] de [servicio]. El monto es $[monto]. ¿Necesitás los datos para el pago?”
Para más estrategias de automatización, consultá nuestra guía de automatización de WhatsApp para PyMEs.
Beneficios concretos
Para el estudio contable
Un estudio con 80 clientes ahorra entre 15 y 20 horas por mes en recordatorios manuales. Los automáticos no se olvidan ni confunden fechas. El cliente percibe un servicio proactivo y organizado. Y bajan las consultas reactivas porque si el cliente sabe que le van a avisar, no llama a preguntar.
Mirá, si tu hora de trabajo profesional la cobrás a $5.000, esas 20 horas son $100.000/mes que liberás para hacer laburo que realmente requiere un contador. Generar VEPs, firmar balances, asesorar. No mandar mensajitos de “acordate que vence el IVA”.
Para el cliente
Nunca más el “no me enteré del vencimiento”. Recibe el aviso a tiempo en WhatsApp, puede actuar inmediatamente respondiendo por el mismo chat, y siente que el estudio lo acompaña proactivamente. La percepción de valor sube aunque el servicio de fondo sea el mismo.
Atendé 2x-5x más clientes sin contratar gente. WatX programa recordatorios que se envían solos cada mes, con seguimiento automático si el cliente no responde. HubSpot te cobra USD 800/mes. WatX empieza en USD 0, plan gratuito, sin tarjeta.
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Mejores prácticas
1. No bombardees
Máximo 2-3 recordatorios por vencimiento. Si después del segundo el cliente no respondió, que intervenga un humano. Probablemente haya un problema más grande que un recordatorio no resuelve.
2. Personalizá siempre
“Hola Juan, te recordamos tu IVA” es mucho más efectivo que “Estimado contribuyente, le informamos que próximo al vencimiento…”. WhatsApp es un canal personal. Si el mensaje suena a burocracia de AFIP, el cliente lo ignora.
3. Incluí la acción concreta
No digas solo “recordamos que vence X”. Decile qué tiene que hacer: “envianos las facturas” o “¿querés que te mandemos el VEP?”. Un recordatorio sin acción clara es ruido.
4. Respetá horarios
Los recordatorios van en horario laboral (9-18 hs). Un mensaje a las 22 sobre vencimiento de IIBB genera rechazo. Nadie quiere pensar en impuestos antes de dormir.
5. Medí los resultados
Después de 3 meses, revisá: ¿cuántos clientes responden al primer recordatorio? ¿Cuántos necesitan segundo aviso? ¿Bajó la cantidad de vencimientos perdidos? Si no medís, no sabés si funciona.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo enviar recordatorios fuera de la ventana de 24 horas de WhatsApp?
Sí, usando templates aprobados por Meta. Los de recordatorio se aprueban rápido porque son utilitarios (no marketing). Hay un costo por mensaje template, pero es mínimo comparado con el valor de evitar un vencimiento impago.
¿Qué pasa si el cliente cambia de número de WhatsApp?
El contacto se actualiza en la plataforma con el nuevo número. Los recordatorios futuros van al número actualizado. Conviene tener un proceso para actualizar datos de contacto cada tanto.
¿Cuántos recordatorios por mes puede recibir un cliente sin molestarse?
Depende de cuántos vencimientos tenga. Un monotributista: 1-2 por mes. Un responsable inscripto con empleados: 4-6. La clave es que cada recordatorio sea relevante, no genérico.
¿Puedo automatizar también el envío de boletas de pago (VEP)?
Si tu sistema de gestión genera VEPs automáticamente, podés integrar el envío por WhatsApp. El recordatorio incluye el VEP como PDF adjunto y el cliente paga directo.
¿Los recordatorios funcionan para clientes que no tienen WhatsApp?
Para los pocos sin WhatsApp (cada vez menos), podés mantener un flujo paralelo por SMS o email. Pero en Argentina más del 95% de los adultos usa WhatsApp activamente, así que son la excepción.