15 Plantillas de Mensajes WhatsApp para Estudios Contables

Un estudio contable promedio en Argentina maneja entre 150 y 400 clientes. Cada mes hay que avisarles de vencimientos, pedirles facturas, notificarles que la liquidación está lista, cobrar honorarios y responder las mismas 10 preguntas de siempre. Si cada uno de esos mensajes se escribe a mano, un empleado se pasa 2-3 horas diarias solo tipeando en WhatsApp.

Estas 15 plantillas están pensadas para copiar, adaptar y usar tal cual. Van para WhatsApp Business App (como respuestas rápidas) o para WhatsApp Business API (como templates con variables automáticas). Si todavía no configuraste la API, arrancá por la guía completa de WhatsApp Business API.

Lo que diferencia a un estudio que escala de uno que se ahoga en operativa es justamente esto: estandarizar la comunicación. Podés tener al mejor contador del país, pero si el cliente no recibe el aviso de vencimiento a tiempo, se come la multa y te echa la culpa a vos.

Cómo usar estas plantillas

En WhatsApp Business App

Andate a Ajustes > Herramientas de negocio > Respuestas rápidas. Cargá cada plantilla con un atajo (ponele /vencimiento o /documentacion). Después en un chat escribís el atajo y te la autocompleta. El problema: las variables (nombre, fecha, monto) las tenés que editar a mano cada vez.

En WhatsApp Business API

Los templates de la API se envían a Meta para aprobación (tarda 24-48 horas). Las variables se completan automáticamente con los datos del cliente. Mandás 200 recordatorios de vencimiento en 3 clics y cada uno llega personalizado.

Con WatX gestionás templates desde la plataforma, sin entrar a Meta Business Manager. Te avisa si un template tiene problemas antes de mandarlo a revisión, y las variables se completan solas con los datos del contacto. Setup en 10 minutos. Probalo gratis →

Plantillas de vencimientos impositivos

1. Recordatorio de vencimiento general

Hola {{nombre}}, te recordamos que el vencimiento de {{impuesto}} es el {{fecha}}.

Si necesitás que te preparemos la liquidación, respondenos a este mensaje.

Saludos, {{nombre_estudio}}

Mandalo 3-5 días antes de cada vencimiento. Sirve para IVA, IIBB, monotributo, ganancias, lo que sea.

2. Vencimiento de monotributo

Hola {{nombre}}, se acerca el vencimiento de tu monotributo ({{categoria}}).

Fecha límite: {{fecha}}
Monto: ${{monto}}

Podés pagar con VEP desde AFIP o transferencia bancaria. Si necesitás ayuda, escribinos.

El monotributo es el vencimiento que más consultas genera. Tener este template listo te ahorra fácil 30-40 mensajes manuales por mes.

3. Vencimiento urgente

Hola {{nombre}}, te aviso que MAÑANA vence el {{impuesto}}.

Si todavía no pagaste, te recomendamos hacerlo hoy para evitar intereses y multas.

¿Necesitás el VEP? Respondeme y te lo envío.

Este es el follow-up para los que no contestaron el primer recordatorio. Lo ideal es tener automatizado el envío: si no hubo respuesta al recordatorio general, se dispara este 24 horas antes del vencimiento.

Plantillas de documentación

4. Pedido de documentación mensual

Hola {{nombre}}, necesitamos la documentación del mes de {{mes}} para hacer tu liquidación:

- Facturas de compra (A, B o C)
- Facturas de venta emitidas
- Resumen bancario
- Comprobantes de pagos de impuestos

Podés enviar fotos, PDFs o los archivos originales por acá. Gracias.

5. Documentación faltante

Hola {{nombre}}, todavía nos falta recibir:

{{lista_documentos}}

Necesitamos esta documentación antes del {{fecha}} para poder presentar en término. ¿Necesitás ayuda para conseguir alguno de estos documentos?

Este es el que más laburo ahorra. En vez de mandar un audio de 3 minutos explicando qué falta, mandás la lista y listo. El cliente sabe exactamente qué tiene pendiente.

6. Confirmación de documentación recibida

Hola {{nombre}}, recibimos tu documentación de {{mes}}. Está todo en orden.

Te avisamos cuando la liquidación esté lista. Estimado: {{dias}} días hábiles.

Parece un detalle menor, pero un estudio que confirmaba recepción automáticamente redujo las consultas de “¿les llegó?” en un 70%. El cliente queda tranquilo y vos no perdés tiempo respondiendo lo mismo.

Plantillas de liquidaciones

7. Liquidación lista para revisión

Hola {{nombre}}, tu liquidación de {{impuesto}} de {{periodo}} está lista.

Monto a pagar: ${{monto}}
Vencimiento: {{fecha}}

Te adjunto el detalle. Revisalo y confirmame si está todo bien para que hagamos la presentación.

8. Presentación realizada

Hola {{nombre}}, te confirmo que ya presentamos tu {{impuesto}} de {{periodo}}.

Monto presentado: ${{monto}}
Nro. de acuse: {{acuse}}

Recordatorio: el pago vence el {{fecha_pago}}. Si necesitás el VEP, avisanos.

9. Liquidación de sueldos

Hola {{nombre}}, los recibos de sueldo de {{mes}} están listos.

Empleados procesados: {{cantidad}}
Total bruto: ${{total}}
Fecha de pago: {{fecha}}

Te los enviamos en PDF adjunto. Confirmanos cuando los hayas revisado.

Automatizá los avisos de vencimientos y liquidaciones. WatX envía los recordatorios solos, con nombre, fecha y monto de cada cliente. Tu equipo deja de tipear lo mismo 200 veces por mes. Plan gratuito para arrancar. Crear cuenta gratis → | Ver precios →

Plantillas de honorarios y cobranzas

10. Factura de honorarios

Hola {{nombre}}, te enviamos la factura de honorarios del mes de {{mes}}.

Nro. de factura: {{nro_factura}}
Monto: ${{monto}}
Vencimiento: {{fecha_vencimiento}}

Medios de pago:
- Transferencia: CBU {{cbu}}
- Mercado Pago: alias {{alias}}

Cualquier consulta, escribinos.

11. Recordatorio de pago de honorarios

Hola {{nombre}}, te recordamos que la factura #{{nro_factura}} por ${{monto}} está pendiente de pago (venció el {{fecha}}).

Podés realizar la transferencia a:
CBU: {{cbu}}
Alias: {{alias}}

Si ya pagaste, podés enviarnos el comprobante por acá. Gracias.

La cobranza por WhatsApp tiene una tasa de respuesta 3-4 veces mayor que por email. No es que el cliente no quiera pagar, es que el email se le perdió entre 200 correos.

Plantillas de atención y consultas

12. Bienvenida a nuevo cliente

Hola {{nombre}}, bienvenido/a a {{nombre_estudio}}.

Para empezar a trabajar juntos, vamos a necesitar:
1. CUIT y constancia de inscripción
2. Última DDJJ presentada (si tenés)
3. Acceso a AFIP (clave fiscal nivel 3)

Podés enviarnos los documentos por acá o pedir un turno para traerlos personalmente.

¿Empezamos?

13. Respuesta a consulta de horarios

Hola, nuestro horario de atención es:
Lunes a viernes de {{horario}}

Para consultas urgentes fuera de horario, escribinos por acá y te respondemos a primera hora.

Si necesitás sacar turno: {{link_turnos}}

14. Cierre de ejercicio

Hola {{nombre}}, se acerca el cierre de ejercicio de tu empresa ({{fecha_cierre}}).

Para preparar el balance necesitamos:
- Inventario de stock (si aplica)
- Confirmación de saldos bancarios
- Detalle de cuentas a cobrar y pagar
- Documentación de activos adquiridos en el ejercicio

Te sugerimos empezar a juntar esta información para evitar demoras. ¿Coordinamos una reunión?

15. Encuesta de satisfacción

Hola {{nombre}}, queremos mejorar nuestro servicio.

¿Cómo calificarías la atención de {{nombre_estudio}} en una escala de 1 a 5?

1 - Muy mala
2 - Mala
3 - Regular
4 - Buena
5 - Excelente

Respondenos con el número. Tu opinión nos ayuda a mejorar. Gracias.

CSAT (Customer Satisfaction Score) es la métrica que mide qué tan contento quedó tu cliente después de una interacción. Un estudio contable que mide CSAT y actúa en base a los resultados retiene un 20-30% más de clientes que uno que no lo hace.

Consejos para que las plantillas funcionen

Personalizá siempre con el nombre del cliente. Un “Hola Juan” contra un “Hola” genérico tiene 40% más de tasa de respuesta.

Mantené los mensajes cortos. Nadie lee bloques de 5 párrafos en WhatsApp. Si no entra en la pantalla del celular sin hacer scroll, es demasiado largo.

Cada mensaje tiene que tener una acción clara. “Confirmame”, “respondeme”, “envianos los documentos”. Si el cliente no sabe qué hacer después de leerlo, el template falló.

Respetá los horarios. No mandes mensajes antes de las 8am ni después de las 9pm. Y los de marketing solo a quienes dieron consentimiento explícito.

Más sobre esto en los 7 errores que arruinan tu atención por WhatsApp.

Para cerrar

Las plantillas no son un lujo, son una necesidad operativa. Un estudio contable con 200 clientes que no usa templates está dejando 15-20 horas mensuales en la mesa. Horas que podrían ir a tareas que realmente necesitan criterio profesional y no a tipear “te recordamos que vence el monotributo” por centésima vez.

¿Querés que estas plantillas se envíen solas? Creá tu cuenta gratis en WatX y configurá los automatismos, o mirá las funcionalidades para contadores.

Preguntas Frecuentes

¿Cuántas plantillas puedo tener en WhatsApp Business API?

No hay un límite fijo. Meta recomienda mantener activas solo las que realmente uses. Templates sin uso prolongado pueden ser pausados. Para un estudio contable, entre 10 y 20 templates activos es lo ideal.

¿Puedo incluir emojis en las plantillas de la API?

Sí, están permitidos. Usarlos con moderación puede mejorar la legibilidad. Pero en comunicaciones formales como notificaciones de vencimiento, mejor ir con texto limpio.

¿Cuánto tarda Meta en aprobar un template?

Generalmente 24-48 horas. Si te lo rechazan, podés modificarlo y reenviarlo. Los rechazos más comunes: contenido que suena a spam, categoría incorrecta (marketing disfrazado de utilidad) y URLs acortadas de servicios no reconocidos.