6 Flujos de WhatsApp que Todo Equipo Debería Automatizar
Descubrí los 6 flujos de WhatsApp Business que todo equipo de atención debería automatizar. Guía práctica con ejemplos y configuración paso a paso.
Automatizar WhatsApp no significa reemplazar a tu equipo con un bot que contesta como robot. Significa sacarle de encima las tareas que repite 30 veces por día para que haga lo que un humano hace bien: resolver quilombos, cerrar ventas y bancar al cliente cuando las cosas se complican.
La posta es que hay 6 flujos que cualquier equipo puede automatizar, y el orden importa. Acá van, de más simple a más complejo.
1. Mensaje de bienvenida y clasificación
Cuando alguien escribe por primera vez, recibe un saludo y elige el motivo de consulta.
Ejemplo:
“¡Hola! Gracias por escribirnos a [empresa]. Para poder ayudarte mejor, contame: tu consulta es sobre…?
- Información sobre servicios
- Estado de un trámite en curso
- Facturación o pagos
- Otro tema”
Mirá, el 70% del tiempo de un agente en los primeros mensajes se va en entender qué necesita la persona. Si el bot clasifica antes de que el agente toque la conversación, le llega con contexto listo. Un estudio contable de Córdoba con 200 clientes pasó de tardar 8 minutos en clasificar cada consulta a 0. Literal cero, porque el bot lo hace solo.
Configuración:
- Trigger: primer mensaje de un contacto nuevo (o conversación nueva)
- Acción: enviar mensaje con opciones
- Resultado: según la opción, asignar a equipo (ventas, soporte, facturación)
Ojo con esto: la diferencia entre un equipo que clasifica a mano y uno que automatiza es que el segundo atiende 2x-3x más consultas por día con la misma gente. Si tu equipo todavía clasifica manualmente, WatX te deja automatizar la clasificación con IA en menos de 10 minutos. Sin código, sin configuraciones complicadas.
2. Respuestas a preguntas frecuentes
Tu equipo recibe todos los días las mismas preguntas: horarios, precios, documentación necesaria, estado de trámites. La IA contesta sola.
Ejemplo:
Cliente: “¿Cuál es el horario de atención?” Bot: “Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9 a 18 hs. Los sábados atendemos de 9 a 13 hs. Si escribís fuera de horario, te respondemos al día siguiente. ¿Te puedo ayudar con algo más?”
Un estudio contable promedio recibe entre 15 y 20 preguntas frecuentes por día. El 60-80% tienen respuesta estándar. Automatizar eso libera entre 2 y 4 horas diarias de trabajo de agente. Son 40-80 horas por mes que tu equipo puede dedicar a cosas que realmente necesitan un humano.
Hay dos formas de hacerlo:
Flujos con reglas: Definís preguntas y respuestas exactas. Funciona para preguntas simples pero se queda corto rápido.
IA con base de conocimiento: Le das al bot la documentación de tu empresa y responde preguntas abiertas en lenguaje natural. Esto es lo que marca la diferencia real. El cliente pregunta “qué necesito para darme de alta como monotributista” y la IA le contesta con los pasos exactos sacados de tu documentación.
Para profundizar en automatización por WhatsApp, consultá nuestra guía de automatización de WhatsApp para PyMEs.
3. Recordatorios de vencimientos y seguimiento
El sistema envía mensajes automáticos cuando se acerca un vencimiento, una cita o un plazo importante.
Ejemplo para estudio contable:
“Hola [nombre], te recordamos que el 15/03 vence el pago de IIBB. ¿Necesitás que te generemos la boleta de pago? Respondé ‘sí’ y te la enviamos.”
Ejemplo para consultora:
“Hola [nombre], la reunión de seguimiento es mañana a las 10 hs. Te comparto el link de la videollamada: [link]. ¿Confirmamos?”
La verdad es que los recordatorios manuales se olvidan. Sobre todo en meses con vencimientos múltiples donde hay 15 fechas cruzadas. La tasa de respuesta de recordatorios por WhatsApp está en el 90%+ (contra un triste 20% por email). Y lo mejor: reduce las consultas reactivas tipo “¿cuándo vencía?” porque el cliente ya fue informado antes de que necesite preguntar.
Configuración:
- Trigger: fecha programada (ej: 7 días antes del vencimiento)
- Acción: enviar template de WhatsApp con datos del vencimiento
- Seguimiento: si no responde en 48 hs, enviar segundo recordatorio
4. Encuesta de satisfacción post-atención
Cuando una conversación se resuelve, el sistema manda una encuesta CSAT al cliente.
Ejemplo:
“Hola [nombre], tu consulta fue resuelta por [agente]. ¿Cómo calificarías la atención recibida? 1 - Muy mala 2 - Mala 3 - Regular 4 - Buena 5 - Excelente”
Sin automatización, la tasa de respuesta de encuestas de satisfacción es menor al 5%. Con WhatsApp automático, sube al 40-60%. Esa diferencia no es menor: es la diferencia entre operar a ciegas y tener datos reales para saber qué agentes necesitan capacitación y qué procesos están fallando.
Configuración:
- Trigger: conversación marcada como resuelta
- Delay: 30 minutos a 2 horas después de la resolución
- Acción: enviar encuesta de 1 pregunta
- Si la calificación es 1-2: alertar al supervisor automáticamente
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5. Onboarding de nuevos clientes
Guía a cada nuevo cliente a través de los primeros pasos después de contratar tu servicio.
Flujo típico:
- Día 0: Mensaje de bienvenida + primer paso
- Día 1: Recolección de datos básicos
- Día 3: Pedido de documentación
- Día 5: Confirmación de activación
- Día 7: Check-in (“¿cómo va todo?”)
- Día 14: Encuesta de satisfacción inicial
El onboarding manual depende de quién lo haga y si se acuerda. Ponele que tenés 5 clientes nuevos en una semana: sin automatización, cada uno recibe una experiencia distinta. Con un flujo automatizado, todos reciben exactamente el mismo trato.
Empresas que automatizan el onboarding reportan un 30% menos de churn en los primeros 3 meses. Tiene sentido: si el cliente se siente acompañado desde el día uno, es mucho menos probable que se vaya.
6. Reactivación de contactos inactivos
Cuando un contacto no interactúa en un período determinado, el sistema envía un mensaje proactivo.
Ejemplo para estudio contable:
“Hola [nombre], hace tiempo que no hablamos. ¿Necesitás algo del estudio? Recordamos que tenés pendiente [trámite/obligación]. Escribinos y te ayudamos.”
Ejemplo para agencia:
“Hola [nombre], queremos saber cómo va todo con [servicio]. ¿Hay algo en lo que podamos ayudarte? Nos encantaría hacer un check-in rápido.”
Los clientes inactivos son un riesgo de churn silencioso. Se van sin avisar y te enterás tres meses después cuando no renuevan. Un mensaje proactivo a los 30-60 días de inactividad muestra que te importa el cliente, no solo su factura. Y es mucho más barato reactivar un cliente existente que conseguir uno nuevo.
Configuración:
- Trigger: contacto sin interacción en X días (típicamente 30-60 días)
- Acción: enviar template de reactivación
- Si responde: asignar a agente para seguimiento
- Si no responde en 7 días: marcar como “requiere atención” en el CRM
Plan de implementación: por dónde empezar
No automatices los 6 flujos de golpe. Un plan escalonado funciona mejor:
| Semana | Flujo | Impacto esperado |
|---|---|---|
| 1 | Mensaje de bienvenida + clasificación | Reducción inmediata del tiempo de clasificación |
| 2 | Respuestas a preguntas frecuentes | 2-4 horas/día liberadas |
| 3 | Encuesta CSAT | Primeros datos de satisfacción |
| 4 | Recordatorios de vencimientos | Menos consultas reactivas |
| Mes 2 | Onboarding automatizado | Reducción de churn temprano |
| Mes 3 | Reactivación de inactivos | Mejora en retención |
La semana 1 y 2 son las que generan impacto inmediato. Si solo podés automatizar dos flujos, empezá por ahí.
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Preguntas Frecuentes
¿Necesito saber programar para crear estos flujos?
No. Plataformas como WatX permiten configurar estos flujos sin código. La IA se entrena subiendo documentación, los recordatorios se programan por fecha y los triggers se configuran con menús visuales.
¿Cuántos mensajes automáticos puedo enviar por día?
WhatsApp Business API permite enviar mensajes ilimitados a contactos que te escribieron en las últimas 24 horas (ventana de servicio). Para mensajes fuera de la ventana (templates), necesitás aprobación de Meta y el costo depende del volumen.
¿Los clientes no se van a molestar con mensajes automáticos?
Si los mensajes son relevantes y útiles, no. Un recordatorio de vencimiento es bienvenido. Un mensaje de spam diario genera rechazo. La clave está en automatizar con propósito.
¿Qué flujo tiene el mayor ROI?
El de respuestas a preguntas frecuentes. Libera 2-4 horas diarias de trabajo de agente de forma inmediata y es el más simple de implementar. Si solo podés automatizar uno, empezá por ese.